Fast überall steht – trotz Digitalisierung – immer noch ein Drucker im Büro. Entweder ein persönlicher oder zumindest einer fürs Team oder die Abteilung. Ziel verschiedener Digitalisierungsbestrebungen in KMU oder anderen Organisationen und Dienstleistungsbetrieben sollte es natürlich sein, Medienbrüche wie z.B. den Papierdruck oder manuelle Prozessschritte zu verhindern. Das ist nicht immer möglich, vor allem dann, wenn der persönliche Kontakt mit Menschen ein Teil des Prozesses ist. Oder dann, wenn der Gesetzgeber eine physische Papierform vorschreibt.
Papier statt App
Der erste Punkt, die Interaktion mit dem Menschen, kennt man: So bekommt man bei praktisch jedem Konsumgüterkauf eine Quittung in Papierform. Und umgekehrt hat man im Leben schon viele Formulare physisch ausgefüllt: Die Anmeldung für dies und das, eine kleine Skizze, die Kopie eines Ausweises. Dir kommen ohne lange überlegen sicher noch weitere Beispiele in den Sinn. Nicht immer ist eine App am PC, Handy oder Tablet die bessere und einfachere Lösung dafür.
Druck und Scan als Teil des Prozesses
Nehmen wir das Beispiel «Führerausweis beantragen». Hier im Kanton Luzern muss dazu das Formular heruntergeladen, ausgefüllt, ausgedruckt, unterschrieben und zurückgeschickt werden. Dazu Ausweiskopie, Wohnsitzbestätigung der Gemeinde und Sehtest vom Doktor. Einfacher wäre doch, es liefe so ab:
1. Ich gebe Name, Wohnort, Alter und was es alles braucht online ein
2. Bei der Gemeinde hole ich die gestempelte Wohnsitzbestätigung und beim Augenarzt meinen kontrollierten Sehtest
3. Mit diesen zwei Papieren und einem Ausweis fahre ich zum Strassenverkehrsamt
4. Dort stehe ich vor einem Drucker,
a. Ich rufe meine Daten via persönlichem Code ab
b. Der Drucker druckt das zu unterschreibende Formular
c. Ich unterschreibe es mit dem danebenliegenden Stift
d. Dann lege ich alle 3 Formulare ins Fach und den Ausweis unter den Deckel
e. Der Drucker scannt alle Dokumente, fügt sie zu einem Antragsdokument zusammen, meldet es dem Sachbearbeiter und schickt mir eine Kopie als PDF
5. Ich fahre wieder nach Hause, hab meinen Antrag und evtl. weitere Infos in meinem E-Mail-Posteingang und einige Tage später den Führerausweis im Briefkasten.
Docugate fürs Formularmanagement und Dokumenterstellen
Mit der Einbindung von Docugate als simple App auf dem Drucker können Formulare und Dokumente anhand der Eingaben auf dem Druckerdisplay direkt ausgedruckt werden. Zusammen mit den Scans, Barcode- oder Schrift-Erkennung können weitere Dokumente aufbereitet werden. Diese kann Docugate dann automatisch in weitere interne Werkzeuge zur Weiterbearbeitung einspeisen.
Bei dir auch, oder?
Das Beispiel, das dir oben in den Sinn gekommen ist, liesse sich damit bestimmt auch optimieren. Auf der Gemeindeverwaltung (oder anderen Stellen beim Kanton oder dem Bund), beim Hausarzt, am Bankschalter, in der Apotheke, an der Universität oder in der Schule. Lass uns deine Idee mal unverbindlich besprechen.
Du willst es sehen?
Gerne können wir die Möglichkeiten auch anhand eines Beispielprozesses demonstrieren. Physisch oder via Video wenn uns Corona dies empfiehlt.
Möchtest du deine Idee unverbindlich mit uns besprechen? Melde dich über dieses Formular:
