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Gemeinde Oberägeri - effizientes Vorlagenmanagement mit Docugate

Erfahren Sie in dieser Referenz, wie die Leuchter Software Engineering AG dank Docugate die Dokumentenverwaltung der Gemeinde Oberägeri standardisieren und optimieren konnte.
Gemeinde Oberägeri

Die idyllische Gemeinde Oberägeri mit ihren etwas mehr als 6.000 Einwohnern liegt am Ägerisee und ist ein beliebtes Ausflugsziel für Touristen in der Schweiz. Auch wenn die Gemeinde noch relativ klein ist, hat die Verwaltung und das Bearbeiten von Dokumenten in den letzten Jahren stetig zugenommen. Für die speditive Bearbeitung im einheitlichen Erscheinungsbild, suchte die Gemeinde nach einer zuverlässigen Nachfolgelösung.

 

Die Herausforderung mit Dokumenten in der Verwaltung

Das Dokumentenmanagement in Verwaltungen und Behörden ist oft zeitintensiv und fehleranfällig. Darüber hinaus fehlt meist ein Vorlagenmanagement, das die Prozesse vereinfacht und standardisiert. Bisher wurde für das Vorlagenmanagement eine Software eingesetzt, die aufgrund nicht mehr vorhandener Updates zunehmend unzuverlässig wurde und deshalb nicht mehr in der Lage war, die Anforderungen der Gemeinde Oberägeri zu erfüllen.

 

Docugate erstellt neu Dokumente und Formulare automatisiert

Mit Docugate von Leuchter Software Engineering wurde ein modernes Portal für das Vorlagenmanagement ausgewählt, das höchstskalierbar ist und eine innovative Textbausteinverwaltung bietet. Das Besondere: Individuelle Dokumente und Formulare werden mit Microsoft Office automatisiert erstellt.
Dank Docugate kann der Prozess der Dokumenten-Erstellung optimiert und beschleunigt werden.

 

Aller Anfang ist leicht

Neben einigen organisatorischen Herausforderungen, die es intern zu lösen galt, konnte die neue Plattform-Lösung innerhalb kürzester Zeit eingebunden werden. Zu den Herausforderungen zählte dabei, die neuen Verantwortungen für die Vorlagen in die jeweiligen Fachbereiche zu übertragen und dafür zu sorgen, dass diese eingehalten werden. Die Bereitstellung der Docugate Administration erfolgte über Citrix. Dabei wurden rollenbasierte Berechtigungen an die Mitarbeitenden vergeben. Bestehende Berechtigungsgruppen aus AD, LDAP und SQL liessen sich ebenso übernehmen.
Dank der umfangreichen Beratung und der Unterstützung bei der Implementierung durch die Leuchter IT-Experten, verlief die Umsetzung wie geplant.

 

So sollte Verwaltung aussehen

Das Erstellen und Bearbeiten von Dokumenten konnte dank Docugate standartisiert und vereinfacht werden. Häufig vorkommende Textkomponenten werden so abgespeichert, dass sie bei Bedarf nun schnell zur Verfügung stehen.
Mittels der organisierten Dokumentenablage an einem Ort gehört das Suchen nach Vorlagen der Vergangenheit an. Redundante und zeitaufwendige Vorgänge können jetzt vermieden werden und selbst die IT wird entlastet, da der Service-Aufwand erheblich gesenkt wurde.
Für die Gemeinde Oberägeri bedeutet das: schnellere und effizientere Verwaltungsprozesse – und weniger Kosten.

 

Sie möchten mehr über dieses Projekt oder Docugate erfahren? Gerne beantworte ich Ihre Fragen. 

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Ihr Markus Estermann
markus.estermann@leuchterag.ch 

 

Warum Leuchter Software Engineering AG? 

Seit über 25 Jahren entwickelt die Leuchter IT Solutions mit ihrem Tochterunternehmen der Leuchter Software Engineering AG Standardsoftware für effiziente Dokumentenerstellung und Vorlagenmanagement. Mit Docugate hat sie sich auf die weitgreifenden und umfassenden Anforderungen in der individuellen Dokumentenerstellung in Verbindung mit komplexen Umsystemen spezialisiert.

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