Ihre Vereinsmitglieder müssen noch rechtzeitig zur Mitgliederversammlung einen Einladungsbrief erhalten? Für Ihre geplanten Marketingaktivitäten oder den nächsten Anlass sollten Sie einen Budgetplan in Excel erstellen? Ihre bevorstehende Besprechung muss protokolliert und anschliessend versendet werden?
Solche Aufgaben können Herausforderungen mit sich bringen. Haben Aktuar und Kassier eine Vorlage? Ist eine Tabelle das Richtige oder arbeite ich mit Tabulatoren? In diesem Zusammenhang sind gute Kenntnisse in Word und Excel notwendig. Weiter brauchen Sie Ideen, wie solche Dateien gestaltet werden können. Die gute Nachricht: Sie müssen nicht bei Null anfangen und werden unterstützt.
Fehlerquoten in den Bearbeitungsphasen
Täglich werden in der Schweiz von verschiedensten Personen eine Vielzahl an Dokumenten erstellt. Kein Wunder, dass für einen Grossteil Microsoft Word DIE Standardsoftware für die Textverarbeitung ist. Microsoft Office gewährt den Anwender:innen sehr viele Freiheiten und Möglichkeiten in der Gestaltung von Dokumenten. Dies führt oft dazu, dass verschiedenste Layoutvarianten, Vorlagen und Textbausteine in Word, Excel und PowerPoint mit identischen Inhalten für die gleichen Aufgaben erstellt, verwendet und unterhalten werden. Häufig werden dazu bereits bestehende Inhalte wiederverwendet, auf aktuelle Bedürfnisse angepasst und mit kundenspezifischen Daten versehen. Dazu wird viel Zeit in das Suchen der Textbausteine, die manuelle Integration von Kunden- oder Absender-Daten und die manuelle Erstellung von Tabellen und Grafiken investiert. In diesen Bearbeitungsphasen sind Ihre Dokumente enormen Risiken ausgesetzt: Hohe Fehlerquoten, Überschreiben von vorhandenen Daten, ungünstige Seitenübergänge und fehlender Überblick bei Änderungen durch Kontrollorgane. Das Pflegen dieser Dokumente wird schnell chaotisch und bringt hohe Zeitverluste mit sich. Durch das Vorlagen-Management Tool «Docugate Go» können Vorlagen sehr einfach und schnell mit Microsoft Office erstellt, zentral abgelegt und produktiv genutzt werden. Docugate ist die Software für die Verwaltung von Microsoft Word-, Excel und PowerPoint Vorlagen die lokal oder in der Cloud genutzt werden kann.
Erfolg in der Zusammenarbeit
In der Schweiz vertrauen bereits zahlreiche Banken, Versicherungen, Öffentliche Institutionen, Schulen und Universitäten sowie KMU auf Docugate. Während Banken Docugate insbesondere für Verträge und die Anbindung an ihr Kernbankensystem nutzen, verwenden Schulen und Universitäten das Vorlagen-Management-Tool für die Zeugnisse und Briefschaften an Schüler, Lehrer, Eltern und Behörden. Doch auch für Vereine und Startups kann «Docugate Go» interessant sein. Warum?
Vereine
- Vorlagen zentral gespeichert
- Mitgliederbriefvorlagen, Protokollvorlagen, Budgets, Einladungen
- Zugriff für alle Vorstands- oder Gremienmitglieder
- Einfach zu bedienen
- Einheitliches Design der Dokumente
- Automatisch richtiger Absender
- Für Word, Excel, PowerPoint
- Kostenlos nutzbar
Startups
- Vorlagen zentral gespeichert
- Protokollvorlagen, Vertragsvorlagen, Produktpräsentationen
- Zugriff für die berechtigen Personen
- Ändern der Vorlagen steuerbar
- Einheitliches Design der Dokumente
- Logo-, Namens-, oder Adressänderungen zentral verwaltet
- Für Word, Excel und PowerPoint
- Kostenlos nutzbar
KMU
- Kundenschreiben, Vertragsvorlagen, Excel-Controlling-Auswertungen, Produktpräsentationen
- Zugriff für die berechtigen Personen
- Ändern der Vorlagen steuerbar
- Einheitliches Design der Dokumente
- Einbinden in andere Systeme und Prozesse möglich
- Wiederverwenden von Daten (z.B. Mitarbeiter-Informationen)
- Automatisierung von Dokumentprozessen
- Für Word, Excel und PowerPoint
- Kostenlos nutzbar
Erlebe Docugate in Action!
Dokument-Vorlagen wie ein GV-Protokoll, Krankenkassenwechel-Schreiben etc. können mit dem Vorlagen-Management Tool Docugate «Go» hinterlegt und verwaltet werden. Dort können Vorlagen sehr einfach und schnell mit Microsoft Office erstellt und produktiv genutzt werden. Die Anwender:innen benötigen dazu keine zusätzlichen Programmierkenntnisse. Bei nahezu allen Word Vorlagen lassen sich die Abläufe effizienter gestalten und der jeweilige Arbeitsaufwand deutlich messbar reduzieren.
So funktionierts:
1. Starten Sie Docugate Go
2. Melden Sie sich mit Ihrem Microsoft-Konto an.*
3. Wählen Sie Ihre gewünschte Vorlage aus, beispielsweise GV-Protokoll
4. Füllen Sie die vorgegebenen Felder mit Ihren persönlichen Angaben aus. Diese werden direkt in der Vorlage hinterlegt.
5. Klicken Sie auf den Button «Dokument erstellen».
6. Ihr persönliches Dokument wird als Word-Dokument geöffnet und kann anschliessend bearbeitet werden.
Sie finden den Dateidownload (je nach Browsereinstellung) in der Anzeige unten links.
*Sollten Sie noch kein Microsoft-Konto besitzen, haben Sie die Möglichkeit ein Microsoft-Konto zu eröffnen.
Tipp: Mit unserem Print & Send Service, den wir zusammen mit anderen Partnern anbieten, versenden Sie Ihr GV-Protokoll mit einem Mausklick. 
Durch die zentralisierte und organisierte Ablage aller Vorlagen der gesamten Organisation an einem Ort gehört das Suchen einer Vorlage endgültig der Vergangenheit an. Redundanzen werden vermieden und die Bewirtschaftung der Vorlagen durch die IT wird massiv reduziert. Sie müssen als Anwender:innen nur die richtige Vorlage auswählen und diese mit Inhalt befüllen. Sie brauchen sich also keine Gedanken über Gestaltung, Formatierung oder die Aktualität des Dokuments zu machen. So werden Geschäftsprozesse massiv vereinfacht und standardisiert.
