Die meisten unserer Docugate-Kunden nutzen ihre Vorlagen und Formulare intern entweder via Office-Ribbon, via Web- oder Desktop-App oder via Integration in Drittsysteme über Schnittstellen. Dies sind meist Firmen-interne Anwendungsfälle ohne Interaktion mit externen Personen. Externe Formulare für «Endkunden» werden meist weiterhin als PDF zur Verfügung gestellt und ausgefüllt. Doch natürlich lässt sich Docugate und seine Vorlagen und Formulare auch «öffentlich» via Internet einbinden und nutzen, um einen vollständig digitalen Prozess zu ermöglichen.
Docugate ergänzt mit Formular-Funktionalität hat hauptsächlich zwei Vorteile: Während die Eingabefelder weiterhin frei definiert werden können, lässt sich mehr formularspezifische Logik und kundenspezifische Funktionalität in den Prozess einbauen. Dadurch lassen sich beispielsweise Formulare, die verschiedene Abschnitte oder sogenannte «Wenn, dann»-Fragen bzw. Feld-Abhängigkeiten beinhalten, mit einer Art «Ausfüll-Assistent» erstellen und veröffentlichen.
Regelbasierte Formulare und Abschnitte
Das folgende Beispiel zeigt ein Schadenformular, welches gemäss Regeln (je nach ausgewählter Schadensart) den entsprechenden Eingabe-Abschnitt anzeigt.
Nebst dem Versicherungsbeispiel könnte dies auch ein Formular einer Bank oder einer Gemeinde sein. Welche Word- oder PDF-Formulare nutzen Sie bzw. ihre Kunden, die sie digitalisieren und automatisieren möchten?
Frei konfigurierbar und integriert in Webseite oder App
Die frei konfigurierbaren Formulare mit ihren Abschnitten und den Feldern lassen sich über eine Weboberfläche ausfüllen. Typischerweise tut dies der Kunde oder Mitarbeiter nicht über die interne Docugate Web-App, sondern über die Integration in die externe Firmenwebseite oder eine geschäfts-spezifische App.
Mit einem Kunden – einem öffentlich-rechtlichen Unternehmen – entwickeln wir eine Web-App, in der diese Formular-Funktionen ebenfalls zur Anwendung kommen. Im Bild ist zu sehen, wie ein Formular schrittweise geführt ausgefüllt wird und jederzeit auch als PDF (oder Word-Datei) exportiert und weiterverarbeitet werden kann. (Aus Gründen der Geheimhaltung haben wir die Original-Formular-Felder und das Logo durch ein Muster ersetzt.)
Perfekte Ergänzung zu Docugate
Während Docugate die Hoheit über ihre Formular- und sonstigen Vorlagen besitzt und diese dadurch bequem selbst administriert werden können, lassen sich mit dem Formular-Modul komplexere Eingabelogiken und Prozesse abbilden. Nicht nur für interne Prozesse, sondern auch für die Eingabe von Daten durch Endkunden via Internet: Zum Beispiel Schadensmeldungen, Bestellformulare, Krankenkassenkündigung, Wohnsitzbestätigung und viele mehr (sie haben bestimmt auch Online- bzw. PDF-Formulare im Einsatz, richtig?)
Weitere Informationen
Möchten Sie mehr über das Projekt für unseren Kunden erfahren oder konkret, wie Sie ihre Formulare online digitalisieren und in den Geschäftsprozess integrieren können? Dann melden Sie sich unverbindlich bei uns für ein Gespräch oder eine Demo per E-Mail oder das Kontaktformular.