Berichtswesen der Stadt Luzern
Beat Barmettler von der Finanzverwaltung Stadt Luzern gab uns zu Beginn einen Einblick in die Strukturen der Stadt Luzern mit ihren 82’250 Einwohnern und erzählte, wie sie in den Jahren 1996 – 2011 ihren Voranschlag und Jahresrechnung / Geschäftsbericht erstellten. Die rund 150 Seiten haben sie in Microsoft Word mit Excel-Tabellen und Grafiken aufbereitet und als PDF der Druckerei zugestellt.
Im Jahr 2012 sollte die Ausdehnung der Leistungsaufträge mit Globalbudgets, WOV-Ausbau der «strategischen, politischen Führung» mit Kennzahlen / Indikatoren, Mehrjahresplanung (Gesamtplanung) und Beteiligungscontrolling nach «neuem zeitgemässen Berichtswesen» effizienter erstellt werden.
Herausforderungen im HRM2-Projekt
Im Jahr 2018 musste die Stadt Luzern das Budget 2019 (als erstes Jahr des AFP 2019 – 2023) aufgrund von kantonalen Vorgaben erstmals mit dem HRM2 erstellen. Wir erhielten Einsicht in den Projektplan der Stadt Luzern und Beat Barmettler erzählte uns, welche Herausforderungen der Wechsel auf das HRM2-Projekt mit sich brachte.
Das HRM2-Projekt haben sie in fünf Phasen (Erarbeitung, Polit. Prozess, Umsetzung 1. Budget nach HRM2, Anwendung 1. Rechnungsjahr nach HRM2 sowie Abschluss) eingeteilt.
- Neue Rechtsgrundlagen von Kanton für alle Gemeinden
- Überarbeitung der städtischen Rechtsgrundlagen (GO, FHR, FHR-Vo, Geschäftsreglement GrStR)
- Intensive Schulung der Mitarbeitenden und des Parlaments
- Bis zur Einführung von HRM2 war auch ein Update des ERP nötig, damit Globalbudget und Anforderungen der Rechnungslegung auch abgebildet werden konnten
Er erzählte uns, dass zu Beginn Detailfragen offen blieben, oder mit der Finanzaufsicht Gemeinden des Kantons Luzern eine Lösung gefunden werden musste. Weiter verliefen das ERP-Update und die Projektarbeit HRM2 parallel und betraf in der Buchhaltung/FRW die gleichen Personen (Umsetzung Kontenplan, Aufbau KORE, Generierung Auswertungen für Globalbudgets, Anhang zur Jahresrechnung usw.) Der Projektfokus lag zu Beginn eher auf strategisch-politischer Ebene (Gemeindestrategie, Legislaturprogramm, AFP, Rechtsgrundgrundlagen und das Berichtswesen betrachteten sie eher als «Begleitmusik» als letzte Nummer im «Umzug», die einfach «Rechenschaft ablegen» soll und die «rechtlichen Anforderungen» erfüllen muss, aber schlank und effizient ist. Aufgrund des engen Terminplans und der technischen Anbindung an das ERP war keine Evaluation/keine Ausschreibung für die Berichtserstattungs-Software möglich.
Einsatz Docugate FTR
Die Stadt Luzern hat seit 2017 Docugate FTR im Einsatz. Für ihre effiziente Berichterstellung wird der Aufgaben- und Finanzplan, Geschäftsbericht sowie das Legislaturcontrolling abgebildet. Die Berichte wurden nach zeitlicher Dringlichkeit festgelegt, begonnen mit dem Aufgaben- und Finanzplan (Frühling 2017 bis Herbst 2019), dem Legislaturprogramm (Frühling 2018 bis Frühling 2020) und dem Geschäftsbericht welcher vom Frühling 2019 bis Herbst 2020 umgesetzt wurde.
Budgeterstellung mit dem Aufgaben- und Finanzplan
Für die Budgeterstellung 2019 hat die Stadt Luzern einen Terminplan erstellt, welcher im März 2017 den groben Inhalt des Aufgaben- und Finanzplan sowie den ersten Entwurf des Aufgabenblattes der Stadtrat genehmigte. Parallel lief das Update des ERP, was für sie eine intensive Zeit mit Axians IT&T und der Leuchter Software Engineering AG war.
Ab Q4 2017 wurde die Software Docugate FTR auf dem Intranet der Stadt Luzern installiert, Tests durch die Finanzverwaltung durchgeführt, ein Berechtigungskonzept für Anwender erstellt. Daraufhin folgte im März 2018 eine Schulung der rund 100 Anwender, erste Rückmeldungen für Verbesserungen wurden eingebaut bevor im Juni 2018 mit der Budgeterfassung 2019 gestartet werden konnte.
Im Juni 2020 wurde im AFP 2021-2024 die Umsetzung der Legislaturziele überprüft. Lässt sich ein Ziel mit den aktuellen Massnahmen nicht vollständig umsetzen – oder es ist eine weitere Etappe des Legislaturziels realisierbar – wird mit dem Budget 2021 eine neue Massnahme und die Mittel dazu ins Budget aufgenommen.
Beat Barmettler zeigte uns in der Einstiegsmaske wie die Legislaturziele und Massnahmen aus dem vom Parlament beschlossenen Legislaturprogramm 2022-2025 aus dem Modul «Legislaturprogramm» übernommen wird.
Ziele und Massnahmen mit dem Legislaturprogramm erstellen
Die Gemeindestrategie 2019 – 2028 und das erste Legislaturprogramm 2019 – 2021 mit Zielen und Massnahmen für das Budget 2019 wurde von Herbst 2016 bis Sommer 2018 mit dem Modul «Legislaturprogramm» erstellt. Die Ziele und Massnahmen für das erste Budget waren erst kurz vor Eingabeschluss des Budgets definitiv.
In den zweiten AFP 2020 – 2024 wurde erstmals ein rollendes Controlling über den Umsetzungsstand der Legislaturziele eingebaut. Beat Barmettler zeigte uns, wie für das Budget 2020 die neuen oder abgeänderten Massnahmen im AFP separat ausgewiesen werden.
Beat Barmettler demonstrierte uns, wo im Legislaturprogramm die Legislaturziele und die jährlichen Massnahmen erfasst werden. Die Massnahmen werden im Modul «Aufgaben- und Finanzplan» und GV in die Aufgabenblätter übertragen. Ein Legislaturziel kann mehrere Massnahmen haben. Je nach Grad der Zielerreichung, können in den Folgejahren weitere Massnahmen nötig sein. Für jede Massnahme ist eine Aufgabe zuständig.
Geschäftsbericht
Aufbauend auf den Aufgabenblättern des AFP ist für den Geschäftsbericht und die Jahresrechnung die gleiche Struktur für die Rechnungsablage zu erstellen. In den Aufgabenblättern wird die Umsetzung der jährlichen Massnahmen zu den Legislaturzielen kommentiert. Über die XML-Schnittstelle wird auch die ER, IR, Bilanz und GFR der Stadt in Docugate FTR integriert. Nicht integriert wird der ganze Anhang zur Jahresrechnung.
Vorjahreswerte sind aufgrund der Publikation schreibgeschützt und können von den Anwendern nicht verändert werden.
Fazit zum Einsatz von Docugate FTR
Zum Schluss berichtete Beat Barmettler über die Erfahrungen mit der Software Docugate FTR. So erzählte er uns, dass die vielen Anforderungen an den Bericht nicht zu Beginn an klar waren, wie beispielsweise mit der Datenübernahme und dem Berechtigungskonzept. Die Projektumsetzung führte zu Zeitdruck, viele Sprints und Fehlerkorrekturen. Die Prozesse in den Direktionen und Dienstabteilungen wurden klarer und einfacher, denn die Zuteilung von «wer macht was, bis wann, und was dann…?» ist nun klar. Klar dezentralisiert ist die inhaltliche Verantwortung für das Berichtswesen. Das «Vier-Augen-Prinzip kann in allen Prozessen umgesetzt werden. Mit dem Wordbericht kann auf jeder Stufe WYSIWYG sichergestellt werden, so aus Sicht der Anwender.
Auch aus Sicht der Finanzverwaltung / Verantwortliche für das Berichtwesen ist der Stand der Arbeiten jederzeit klar und die Termineinhaltung mit der Interventionsmöglichkeit sichergestellt. Einfache Mutationen für User und Berechtigung und dass die Software auf «Eigenheiten» paramentierbar ist, wird ebenfalls als positiv betrachtet.
Aus Regierungscontrolling wird Docugate FTR
Kurz vor dem gemeinsamen Mittagessen öffnete Angelo Conconi das fast zehnjährige Geschichtsbuch und erzählte, dass im Jahr 2011 Mitarbeitende der Leuchter Software Engineering AG mit der Entwicklung einer neuen Software, die künftig die künftig die Prozesse der Budgetierung und der Rechnungslegung der gesamten Verwaltung des Kantons Zug unterstützen sollte. 2012 wurde dann der erste Release des sogenannten Erfassungstools veröffentlicht. Mit der Überführung der individuellen Softwarelösung in eine Standardsoftware im Jahr 2016 evaluierte man den Namen Regierungscontrolling, um der Zielgruppe einen Ausdruck zu verleihen. Heute sind wir um zehn Jahre Erfahrung und einige Versionen reicher. Die Software ist bisher bei sieben Gemeinden/Städten und drei Kantonen erfolgreich in der Anwendung. Weitere öffentliche Einrichtungen haben Interesse gezeigt. Damit ist es an der Zeit, die endgültige Positionierung der Software in neue Bahnen zu lenken. Mit der Überarbeitung des Marken- und Produktportfolios wird die Regierungscontrolling Software neu und per sofort unter der Marke Docugate angeordnet. Das Produkt wird den Namen Docugate Financial Targets and Reports (FTR) tragen.
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