Eine der beliebtesten Webapplikationen von Office 365 ist SharePoint Online, mit dem sich effektives Daten- und Informations- sowie Dokumentenmanagement verwirklichen lässt. Unzählige Unternehmen nutzen daher SharePoint Online als Grundlage für ein umfangreiches Intranet oder ein Dokumenten-Management-System (DMS). Nutzen Sie jetzt redundanzfreie Vorlagen auch in SharePoint Online und reichern Sie die Dokumente mit den benötigten Metadaten an. Lassen Sie Ihre Mitarbeitenden von einem massgeblichen Produktivitätsgewinn ohne On-/Offline-Medienbruch profitieren.
Das neue Docugate-Plugin für SharePoint verknüpft nun diese zahlreichen SharePoint-Funktionalitäten für Dokumentenmanagement und -ablage sowie Datenverwaltung mit den effektiven Möglichkeiten für Vorlagenverwaltung und automatisierter Dokumentenerstellung von Docugate. Die starken Vorteile von Docugate bei der Dokumentenerstellung aus verwalteten Vorlagen konnten bisher nur umständlich für Daten in der Office 365 Cloud eingesetzt werden. Mit der neuen Schnittstelle zu den Office 365 Produktivitäts-Tools ist dies nun reibungslos möglich, ohne lokale Dokumenterstellung und anschliessenden manuellen Upload.
Das bedeutet im Klartext, dass Vorlagenverwaltung und Dokumentenerstellung jetzt dort stattfinden, wo sich Datenquellen, Vorlagen und Ziele für die Dokumentablage befinden: in Ihrer Office 365 Cloud.
Das Docugate-Plugin für SharePoint Online in der Praxis
Als konkretes Beispiel nehmen wir ein fiktives Unternehmen, dessen Geschäftsdaten mithilfe von SharePoint Online in der Microsoft Cloud liegen. Dank des Docugate-Plugins für SharePoint lassen sich nun direkt aus SharePoint Online heraus die gewünschten Vorlagen wählen, Daten eingeben und sofort online ein Dokument erzeugen, welches automatisch in der SharePoint Library also dem Cloud Speicher abgelegt wird und so leicht auffindbar ist. Die Daten und Vorlagen werden direkt aus der Cloud über die Schnittstelle der Docugate Webservices zum Erstellen des Dokuments verwendet und dieses wird dann entsprechend den gewünschten Vorgaben auch direkt in die Cloud abgelegt.
SharePoint Online ist dabei nur eine der unzähligen Webapplikationen von Office 365, aus denen sich so im Handumdrehen Docugate-Dokumente automatisiert erstellen lassen. Die Schnittstelle zu den Docugate Webservices lässt sich mit dem Plugin für SharePoint Online aus beliebigen Office 365 Tools ansprechen, jederzeit und von überall aus. Mit Microsoft Flow oder anderen Workflow-Engines lassen sich zudem weitere Arbeitsabläufe und Prozesse bequem automatisieren.
Legen Sie einfach los oder sprechen Sie mit uns über Ihre Bedürfnisse!
Alles, was Sie neben dem Microsoft Office 365 Abonnement benötigen, um die Docugate Webservices für Ihr Unternehmen zu nutzen, ist eine Lizenz für Docugate Web sowie das Docugate-Plugin für Sharepoint. Grundsätzlich funktioniert das Docugate-Plugin übrigens auch mit der neusten Version von SharePoint On-Premises (2019)! Am besten lassen Sie sich je nach Version zur optimalen Vorgehensweise beraten, denn die Docugate Webservices werden stetig weiterentwickelt und ausgebaut. Mit Docugate und Microsoft Office 365 haben Sie also eine zukunftsfähige Lösung für sämtliche Dokumentenprozesse Ihres Unternehmens – egal von wo Sie wann arbeiten.
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