Trotz Farbdrucker und immer günstiger werdender «Farbe» hat Vordruckpapier seine Vorteile. Die vorgedruckten Elemente sind «farbechter», wenn sie aus der Druckerei kommen, als wenn sie mit Farbe über den Drucker ge-druckt werden. Natürlich immer in Abhängigkeit der «Qualität» (und Preises) des Druckers. Auch wenn die Erspar-nis nur klein ist, ist es natürlich eine: Man kann mit vorbedrucktem Papier Tinte und Toner sparen, vor allem, wenn dann konsequenterweise nur noch schwarz gedruckt wird.
Schachtsteuerung: Drucken vs. PDF
Allerdings hat es auch gewichtige Nachteile. Vor allem im Umgang mit Dokumenten, die nicht nur gedruckt sondern auch elektronisch verschickt oder archiviert werden. Wird das Dokument beispielsweise als Word- oder PDF-Datei verschickt, muss das Logo (welches üblicherweise auf Papier vorgedruckt ist) erhalten bleiben. Es setzt zudem Voraus, dass der Mitarbeiter weiss, auf welchem Schacht das Vordruckpapier zu finden ist und beim Drucken den richtigen Schacht auswählt. Noch etwas komplizierter wird es dann, wenn beispielsweise nur die erste Seite auf Vordruckpapier gedruckt werden soll, Folgeseiten jedoch nicht. Wird das Dokument jedoch intern gedruckt, muss das Logo vorher ausgeblendet werden. Verkompliziert wird die Situation besonders dann, wenn sich die erste Seite auch noch von den Folgeseiten unter-scheidet oder im Dokument/Vorlage weitere sogenannte Abschnittsumbrüche mit Kopf-/Fusszeilen vorhanden sind.
Kann Word das?
Für all diese Szenarien gibt es in den meisten Textverarbeitungswerkzeugen entsprechende Standard-Funktionalität. Bei Microsoft Word beispielsweise kann «druckbarer» bzw. eben «nicht-druckbarer» Text definiert werden. Allerdings wird dieser Text (oder eben das Logo) auch nicht ins PDF übernommen. Als weitere Variante bleibt, das Logo vor jedem Druck entweder manuell herauszulöschen oder wieder einzufügen. Dies erscheint bei vielen erstellten Dokumenten und unterschiedlichen Versandwegen (physisch auf Papier oder elektronisch als Word/PDF) sehr unrealistisch.
Und was ist mit Excel?
In Excel ist die Verwendung von Kopf- und Fusszeilen, wie sie bei Word meistens für Logo und dergleichen zur Anwendung kommen, anders umgesetzt. Es gibt keine Standard-Funktionalität für das Ausblenden von Text, im Gegenzug aber gibt es "Druckbereiche". Leider sind die aber für die Logo-Thematik nicht nutzbar.
Fazit: Zusatzprogrammierung empfohlen
Somit ist für die gemischte Verwendung von Vordruckpapier und elektronischem Versand in den meisten Fällen eine unterstützende Funktionalität in Word oder Excel empfohlen.
Beispielsweise kann mit einer von uns programmierten Funktion in Office das Logo auf Knopfdruck aus- bzw. später auch wieder eingeblendet werden. Diese Funktion kann z.B. auch auf Varianten mit schwarz/weissem Logo erweitert werden, um den Farbdruck-Aspekt zu berücksichtigen (interne Entwürfe schwarzweissdruck, für physischer Versand Logopapier und für elektronisch mit eingeblendetem farbigem Logo. Weiter kann diese Funktion in den «Verteilungsprozess» (z.B. Ablage im DMS, elektronische Signierung, usw.) eingebunden werden und so die Anwendungsfälle automatisiert werden.
Haben Sie Fragen zu Standard-Funktionalität von Microsoft Office, ob diese für ihre Situation ausreicht oder ob eine Zusatzprogrammierung angezeigt ist? Fragen Sie uns unverbindlich per E-Mail oder das Kontaktformular.
