Wir erklären Ihnen in diesem Blogbeitrag wie das beispielsweise bei Leuchter funktioniert und welche Vorteile solch eine Prozess-Digitalisierung auch für Ihr Unternehmen haben kann.
Personaldaten digital komplettieren via Web-Formular
Jedes Unternehmen ist natürlich sehr individuell was interne Prozesse angeht. Der übliche Vorgang für die Integration von neuen Mitarbeitenden beginnt aber üblicherweise damit, dass diese ihre Personaldaten komplettieren müssen. In vielen Unternehmen wird dies heute noch recht umständlich und manuell per Email-Fragebogen oder Excel-Tabelle gemacht. Bei Leuchter geht das ein wenig effizienter: die HR-Abteilung startet den Prozess via HR-Plattform in Office 365 und die neuen Mitarbeitenden erhalten dadurch eine Email zur Übermittlung der Personaldaten via Web-Formular. Diese Daten werden somit sicher innerhalb unserer HR-Plattform in Office 365 gespeichert.
Automatisierte Boardingpass-Erstellung und Ablage des digitalen Dokuments
Der nun folgende, komplexe Prozess von Erstellung, Ablage und Versand, welcher automatisiert und fast gleichzeitig abläuft, kann etwas vereinfacht so beschrieben werden:
Aus den gespeicherten Personaldaten wird dann gänzlich automatisiert der Mitarbeiter-Boardingpass mit sämtlichen nötigen Infos zum Arbeitseintritt erstellt. Dies geschieht dank den Docugate Webservices, welche die über eine Schnittstelle zu Office 365 angelieferten Daten erhalten und als Grundlage für die Erstellung eines PDF-Dokuments aus einer entsprechenden Vorlage verwenden. Der so erstellte digitale Boardingpass wird dann wieder zurück an Office 365 übertragen und korrekt und sicher, z.B. auf einem lokalen Serversystem, abgelegt. Darüber hinaus wird eine Email an den neuen Mitarbeitenden erstellt und versendet – mit dem Boardingpass als PDF im Anhang. Auch die HR-Abteilung wird automatisch über dessen erfolgreiche Erstellung benachrichtigt. Gleichzeitig zu den Prozessen rund um den Mitarbeiter-Boardingpass werden aber auch entsprechende IT-Serviceprozesse gestartet um die nötigen Systeme, Accounts usw. zu erstellen.
Praktisch, schnell, bequem und sicher – für alle Beteiligten
Dank dieses Prozesses bekommen alle neuen Mitarbeitenden dann also rechtzeitig vor dem ersten Arbeitstag ihren persönlichen, digitalen Boardingpass zugestellt, mit allen wichtigen und notwendigen Infos zu ihrem Arbeitseintritt.
Die Vorteile für Ihr Unternehmen: Effizienz & Produktivität
Mit der Digitalisierung solcher wiederkehrender Unternehmensprozesse lassen sich wertvolle Ressourcen einsparen. Das Potential des Zusammenspiels von Office 365 Plattform und den Docugate Webservices verspricht unzählige Möglichkeiten. Datenmanagement, Automatisierung, Vorlagenverwaltung und Dokumenterstellung fliessen zusammen und steigern die Effizienz Ihrer Prozesse und die Produktivität Ihres Teams immens. Natürlich lässt sich dieser Prozess und auch der Mitarbeiter-Boardingpass selbst individuell auf Ihr Unternehmen zuschneiden.
Haben Sie Fragen zum ergänzenden Einsatz von Office 365 und Docugate, benötigen Sie Unterstützung bei der Implementierung in Ihrem Unternehmen oder möchten Sie gerne die passende Möglichkeiten für Ihr Unternehmen persönlich demonstriert bekommen?
Zögern Sie nicht sich zu melden, wir beraten Sie gern: